Za rok uspoříme desítky tisíc papírů, ale ještě důležitější je čas, říkají autorky projektu Paperless v O2

Když nastupuje nový zaměstnanec do firmy, znamená to desítky papírů, spoustu telefonátů a emailů. Jde to ale i jinak. V O2 od letoška využívají svou nově vyvinutou aplikaci Začínám v O2, která na obou stranách šetří čas i papírování.

Za vznikem aplikace a digitalizací pracovněprávních dokumentů stojí týmy Lucie Ptákové, manažerky Reward & HR Operations, a Lindy Pírkové, manažerky personálně-mzdového oddělení.

„Dřív jsme měli hodně skříní plných papírů, ty skříně tam jsou pořád, ale už tam nic nového nepřibývá, jenom výjimečně. Zaměstnanci dneska mají čas na to dělat věci, které mají smysl, a nezabývat se nějakou otravnou administrativou,“ popisuje Linda Pírková, v čem jim nová aplikace a digitalizace procesů ve firmě usnadnila život.

Samotná aplikace Začínám v O2, která řeší digitální cestou nabírání nových zaměstnanců, byla podle tvůrkyň významná hned z několika důvodů. „Podařilo se nám dostat pro nového zaměstnance všechny kroky na jedno místo. Dřív jsme mu volali, náborářka s ním komunikovala, personalistky řešily přednástupní dokumenty a byla to prostě řada telefonátů, emailů a věcí, které jsme po zaměstnanci chtěli,“ popisuje Lucie Ptáková s tím, že aplikace přinesla velké zjednodušení práce a úsporu času na obou stranách.

Od července už prošlo aplikací na 350 nových zaměstnanců. Vyřešit se podle autorek podařilo elektronické podepisování pracovních smluv tak, aby proces přinášel novým zaměstnancům maximální uživatelský komfort – ti podepisují skrze Bank ID.

Od června zároveň v O2 spustili ostrý provoz Paperless projektu pro stávající zaměstnance. „Dneska zaměstnanec, který mění pozici, místo výkonu práce, dostává změnu mzdy, tak všechno už s ním řešíme pouze digitální elektronickou cestou. Pouze výjimky se řeší tou papírovou, kdy je to vhodnější řešit z očí do očí a mít tam papír na stole,“ dodává Linda Pírková.

V podcastu se dále dozvíte:

• Co vše v sobě zahrnuje aplikace Začínám v O2 a v čem ulehčuje práci,
• Co vše vývoj nové aplikace obnášel a jak ji tvůrci testovali,
• Jak dlouho příprava trvala a co bylo nejsložitější,
• Kolik papírů řádově nová aplikace šetří,
• Na jaké specifické situace při vývoji naráželi,
• Jak se zajišťuje bezpečnost a ověření daného zaměstnance,
• V čem přípravu nové aplikace ušetřila změna Zákoníku práce,
• Jak zaměstnanci elektronické dokumenty dostávají.

Partnerem tohoto dílu podcastu je společnost O2.